Un procés pot combinar passos molt previsibles amb tasques que canvien a cada execució. Entendre aquesta diferència ajuda a decidir com automatitzar-lo.

La pregunta pràctica és què necessita cada pas: una regla, interpretar informació o una decisió que ha de mantenir una persona.

Un workflow organitza passos definits

Un flux de treball es pot activar quan arriba un correu, es crea un registre o canvia un estat. A partir d'aquest esdeveniment, segueix una seqüència amb regles conegudes.

Per exemple: rebre un document, desar-lo en una carpeta, extreure'n les dades i preparar una fila per revisar. Part del flux pot fer servir IA, encara que la seqüència estigui definida per endavant.

Un agent treballa amb decisions acotades

Un agent pot interpretar el context i triar entre accions disponibles per avançar cap a un objectiu. Aquesta capacitat necessita límits clars.

Cal concretar quines eines pot fer servir, a quina informació accedeix, quan s'ha d'aturar i quines accions necessiten aprovació.

Tots dos poden formar part de la mateixa solució

Imagina un procés d'atenció a incidències. Un workflow registra l'entrada i consulta les dades del client. La IA interpreta el missatge i prepara una resposta amb informació autoritzada. Una regla envia a revisió els casos que no compleixen els criteris definits.

El disseny se centra en la responsabilitat de cada pas i en com se'n comprova el resultat.

Dissenya també les excepcions

Una automatització ha de preveure què passa quan falta una dada, una eina no respon o la informació és ambigua.

  • Defineix quines situacions es poden reintentar.
  • Estableix quan ha d'intervenir l'equip.
  • Conserva un registre de les accions fetes.
  • Evita que una execució duplicada repeteixi accions sensibles.

Aquests detalls formen part del procés des del disseny.

El criteri és a la feina

Descriu primer la tasca, el context i el resultat esperat. Després decideix quina combinació de regles, IA i revisió humana permet executar-la amb la qualitat necessària.

Aquest és el punt de partida d'AI-Automation: connectar eines i persones al voltant d'un procés que funcioni en l'operació real.