HeliSwiss
Facturas registradas sin carga manual
Primero, dónde aporta la IA en una operativa muy regulada. Después, facturas que se registran solas y un equipo formado para seguir.
- 3proyectos: casos de uso, facturas y formación
- 0facturas tecleadas a mano
Punto de partida
HeliSwiss, empresa de mantenimiento de helicópteros, quería saber dónde aplicar la IA en una operativa muy regulada. Una de las respuestas estaba en administración: las facturas de proveedores llegan por correo, en PDF y con formatos muy distintos, y registrarlas a mano era lento y propenso a errores.
Qué hicimos
Primero identificamos y priorizamos los casos de uso con cada área. Después construimos un flujo que vigila el buzón, reconoce cada factura, extrae sus datos con OCR e IA y comprueba que las cifras cuadran antes de registrarla. Y cerramos con un plan de formaciones para que el equipo trabajara con IA sobre sus propios documentos.
El cambio
Antes y ahora.
Antes
- Facturas en PDF por correo, cada una con su formato
- Datos copiados a mano en contabilidad
- Errores de tecleo que aparecían al cierre
Ahora
- Cada factura se lee y se valida sola
- Las cifras se cuadran antes de registrar
- Solo las excepciones llegan a una persona
Paso a paso.
- Entrada
Email con factura
El flujo vigila el buzón de facturas de proveedores.
- IA
Lectura con OCR e IA
Reconoce la factura y extrae sus datos, sea cual sea el formato.
- Regla
Validación
Comprueba que base, impuestos y total cuadran y que la factura no está duplicada.
- Sistema
Registro contable
La registra dejando constancia de cada paso.
- Persona
Excepciones
Lo que no cuadra se aparta para revisión, con el motivo a la vista.
Y en marcha.
Factura F-2026-0418PDF · Talleres Ejemplo
- Proveedor
- Talleres Ejemplo, S.L.
- Número
- F-2026-0418
- Base imponible
- 1.840,00 €
- IVA 21 %
- 386,40 €
- Total
- 2.226,40 € · cuadra
Resultado
Las facturas se registran sin carga manual, con un registro fiable y trazable, y el equipo tiene un mapa de oportunidades y la formación para seguir por su cuenta.
Administración recupera horas y gana tranquilidad: cada factura deja constancia de cómo se procesó.
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